Catering Fingerfood Fillet of Soul

Ratgeber Caterer – Checkliste Event-Organisation durch einen Caterer

Egal, ob Sie eine private Familienfeier oder ein großes Firmen-Event planen: Mit einem guten Caterer ist der Erfolg Ihrer Veranstaltung eigentlich schon fast garantiert. Ein Rundum-Catering gibt Ihnen die Möglichkeit, sich entspannt zurückzulehnen und die Veranstaltung auch selbst in vollen Zügen zu genießen. Erfahrene Caterer garantieren nicht nur einen reibungslosen Ablauf Ihrer Veranstaltung, sondern können mit ausgefallenen kulinarischen Kreationen auch für Begeisterung bei den Gästen sorgen. Viele Anbieter stellen zudem eigene Locations in ganz Hamburg zur Verfügung – die perfekte Lösung für eine unbeschwerte Feier.

Damit Sie den richtigen Caterer finden, haben wir eine Checkliste zusammengestellt, die Ihnen die Qual der Wahl erleichtern soll. So gelingt die Organisation ohne böse Überraschungen.

Checkliste Catering

Die erste Auswahl – welche Caterer kommen infrage?
Um einen geeigneten Caterer in Ihrer Umgebung zu finden, empfiehlt es sich, zunächst eine überschaubare Vorauswahl zu treffen. Erkundigen Sie sich nach Anbietern, die Ihren Wohnort beliefern oder eine Event-Location im gewünschten Stadtteil zur Verfügung stellen. Holen Sie zu den ausgewählten Caterern Referenzen ein, z. B. Kundenbewertungen auf einschlägigen Online-Portalen oder erkundigen Sie sich im Bekannten, Familien- oder Kollegenkreis, ob dort bereits jemand mit einem Caterer zusammengearbeitet hat. Eine transparente Website mit vielen Informationen zum Dienstleister kann ebenfalls ein gutes Zeichen sein, will man eine erste Auswahl an Unternehmen festlegen.

Kosten richtig vergleichen
Bevor Sie Sie sich für einen Caterer entscheiden können, müssen Sie selbst erst mal genau wissen, was Sie vom Catering-Dienst erwarten. Überlegen Sie genau, mit wie vielen Gästen Sie planen, wie umfangreich das Essen sein soll, welche Getränke angeboten werden sollen, kümmern Sie sich selbst um die Musik, die Location, Bestuhlung, Bühne, Technik und Personal oder soll auch das Bestandteil des Angebots werden. Natürlich ist es ratsam, im Vorfeld bereits eine Budgetobergrenze festgelegt zu haben. Alles Informationen, die der Caterer benötigt, um ein Angebot zu schnüren. Indem Sie anschließend gleich verschiedenen Anbietern die gleiche Anfrage zukommen lassen, erhalten Sie bzgl. der Kosten bereits gute Vergleichsmöglichkeiten. Lassen Sie sich dabei gerne auch von Ihrem persönlichen Eindruck beeinflussen. War der Ansprechpartner des Caterers nett, höflich, hat Ihnen zugehört, ist auf Ihre Wünsche eingegangen? Eigenschaften, die das spätere Personal ebenfalls mitbringen sollte, welches Ihre Gäste bewirtet. Ist das Angebot erst mal da, prüfen Sie es auf Nachvollziehbarkeit und fragen Sie nach, sollten Kostenpunkte unklar sein, so sparen Sie sich spätere finanzielle Überraschungen.

Locations Catering Fillet of Soul
Locations Catering Fillet of Soul

Die passende Location finden
Wenn Ihnen für Ihre Veranstaltung keine eigenen Räumlichkeiten zur Verfügung stehen, sind vorhandene Locations ein wichtiges Kriterium bei der Caterer-Wahl. Viele Caterer können eigene Event-Location zur Verfügung stellen, darunter zum Teil außergewöhnliche und spektakuläre Räumlichkeiten. Hierbei profitieren Sie gleich doppelt: einerseits vom geringen Eigenaufwand, andererseits aber auch von der perfekten Kulisse, die ein professioneller Caterer auf die Beine stellen kann. Im Idealfall bietet Ihnen der Anbieter mehrere Locations zur Auswahl, passend zum Anlass des Events. Die Locations sind in der Regel bereits auf der Website des Caterers einzusehen. So haben Sie die Möglichkeit, die Event-Locations, die Sie persönlich noch nicht kennen, vorher bereits zu besuchen, um zu bewerten, ob diese Location dem Anlass und/oder den Gästen entspricht.

Speisen und Getränke Catering Fillet of Soul
Speisen und Getränke Catering Fillet of Soul

Speisen und Getränke
Jede Veranstaltung steht und fällt mit der Beköstigung. Damit Ihnen Getuschel über mittelmäßiges Essen erspart bleibt, bieten professionelle Caterer ein Probeessen an – eine hervorragende Möglichkeit, um sich im Vorfeld von der Qualität und der Auswahl des Caterings zu überzeugen. Achten Sie bei der Auswahl des Caterers darauf, ob ausschließlich Buffets oder auch ein ausreichend großes À-la-carte-Menü und/oder Fingerfood angeboten wird. Gute Caterer sollten außerdem in der Lage sein, auf individuelle Wünsche wie beispielsweise vegetarische Speisewünsche oder auf Zutaten einzugehen, die dem Gastgeber wichtig sind. Auch Bio-Produkte sollten für einen professionellen Ausrichter kein Problem sein. Jeder Caterer stellt selbstverständlich auch Personal zur Bewirtung bereit. Fragen Sie bei der Auswahl des Caterers ruhig nach, ob es sich dabei um erfahrenes oder sogar ausgebildetes Personal handelt. Überlegen Sie sich zudem, ob Sie Ihren Gästen das Extra gönnen wollen und können, dass die Speisen vor Ort zubereitet werden. Eine offene Küche bzw. die Zubereitung der Speisen während der Veranstaltung hat seinen ganz eigenen Reiz.

Ausstattung und Service abseits des Essens
Fullservice-Caterer beliefern Sie nicht nur mit Getränken und leckeren Speisen, sondern kümmern sich generell um alles, was zur Organisation einer Veranstaltung gehört. Neben der Beratung im Bereich Location-Suche kümmert sich der Caterer auch um die Bestuhlung, die Tische und deren korrekten Aufbau entsprechend Ihrer Wünsche. Auch die Dekoration der Räumlichkeiten können Sie in die erfahrenen Hände des Caterers legen. In Absprache mit Ihnen schmücken erfahrene Caterer die Location einladend und anlassentsprechend. Bedenken Sie auch, welche Ausstattung sonst noch für eine reibungslose Veranstaltung vonnöten ist – um die sich der Organisator kümmern muss, gibt er diese Aufgaben nicht in die Hände eines Caterers. Dazu gehört z. B. die Garderobe für die Gäste und natürlich die Musik bzw. die Beschallung der Location. Von der Hilfe bei der Auswahl des DJs, der Belieferung der technischen Ausstattung mit Lautsprechern, Mikrofonen, Beamer und Leinwand, bis hin zur Bühnentechnik, ein guter Anbieter stellt Ihnen das benötigte Equipment zur Verfügung und kümmert sich um den Auf- und Abbau.

Fazit: Es kommt nicht auf die Größe an
Caterer ermöglichen Ihnen heutzutage die Organisation und Durchführung perfekter Veranstaltungen. Stress und Verantwortung für das Gelingen einer Veranstaltung können vom Planer der Veranstaltung an den Dienstleister abgegeben werden. Mit der Checkliste gelingt hier die richtige Auswahl. Dabei ist nicht immer automatisch der größte Anbieter der beste. Kleinere Event-Caterer beweisen oftmals mehr Liebe zum Detail und einen engagierten Einsatz bei der Event-Planung und -Durchführung.

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